万州档发[2004]11号
龙宝、天城档案局，五桥、江南新区管委办，区级各部门：
为配合我区电子政务建设，全面提高档案工作水平，实现我区档案工作的现代化、信息化、规范化、标准化，根据国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》、《国家档案局、中央档案馆关于贯彻执行电子公文归档管理暂行办法的通知》有关精神，现结合我区实际就电子公文的归档管理提出以下意见，请认真贯彻执行。
一、电子公文的归档与管理、档案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。各地各部门要按照《通知》精神，把电子公文归档管理与贯彻全国档案信息化建设实施纲要结合起来，与全面提高档案工作水平结合起来，与我区电子政务建设结合起来。
二、各单位应把电子公文归档管理纳入本单位办公自动化系统或电子政务工程总体规划。指定专门部门和专人负责本单位的电子公文归档管理工作，建立健全电子公文归档管理的相关制度，并纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位职责。采取严格措施确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。
三、《电子公文归档管理暂行办法》所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后所形成的具有规范格式的电子数据。其他行业、部门和企事业单位形成的电子公文的归档管理参照执行。
电子公文归档的具体技术要求按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行。
四、电子公文的归档范围和保管期限参照国家现行纸质文件的归档范围和保管期限的有关规定执行。
五、电子公文的归档时间：电子公文的逻辑归档应适时进行，即电子公文办理完毕后及时移交给档案部门管理；物理归档应在次年的6月底前完成。重大专题活动、突发事件形成的电子文件应在工作结束后一个月内完成全部归档。
六、具有永久和长期保存价值的电子公文必须制作纸质文件，按纸质文件的有关规定归档；短期保存的可不再制作纸质文件。电子公文归档的同时应编制有机读目录，并制作出纸质目录一同保存。
七、归档的电子公文应存储到可脱机保存的耐久性好的载体上,一般使用只读光盘(CD-ROM),禁止使用软磁盘作为归档电子公文的存储载体。
八、存储归档电子公文的载体、装具上应贴有标签，标签上标注载体序号、全宗号、保管期限、存入时间等，存储归档电子文件的载体应设置禁止写入操作状态。
九、脱机保存的永久、长期保管的归档电子公文应制作一式三套，一套封存保管（到期后随纸质档案和机读目录一同移交当地档案馆），一套供查阅使用，一套于次月10日前向当地档案馆移交（龙宝、天城、五桥移民开发区、江南新区党工委办、管委办同时应向区档案馆移交）；短期保管的电子公文应制作一式两套。
十、各单位所移交电子档案数据接口和文件格式必须统一。已储存电子文件的格式应为word或wps文件格式，机读目录的格式应为相关档案管理系统软件生成的格式。各单位统一使用国家档案局认定、重庆市档案局指定的世纪科怡档案管理系统软件。
十一、已归档电子文件存储载体应远离磁场、强热源和有害气体，环境温度控制在17°C—20°C，相对湿度控制在35%—45%。各单位档案部门每年均应对已归档电子公文的读取、硬件设备和软件系统的更新进行抽样调查，抽样率不低于10%，发现问题要及时进行处理和转换。
十二、档案部门应对归档电子公文进行检验，合格率应达到100%；检验不合格的应退回制作部门重新制作。
我局将对电子公文的归档管理进行培训，并定期开展检查。各地各单位在贯彻执行中如有什么问题，请及时告知我局。
附件：1、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》
2、《国家档案局、中央档案馆关于贯彻执行电子公文归档管理暂行办法的通知》
重庆市万州区档案局
二00四年二月十七日
电子公文归档管理办法
国家档案局令（第6号）
《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。
局长 毛福民
2003年7月28日
第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条 本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第六条 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第十条 电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条 电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
第十三条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交换双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第十六条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
第十七条 归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
第十八条 档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十条 其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。
第二十三条 本办法自2003年9月1日起施行。 |