万州档发〔2005〕28号
各镇乡（民族乡）人民政府、街道办事处：
根据万州区委、区政府《关于撤销万州区龙宝、天城、五桥移民开发区的实施意见》（万州委发〔2005〕7号）精神，万州区行政管理体制进行了调整，由万州区直接管理原属龙宝、天城、五桥移民开发区所代管的各镇、乡（民族乡）、街道办事处。为加强全区各镇、乡（民族乡）、街道办事处（以下简称各镇乡、街道）的档案工作，确保档案资料的收集、整理、立卷、归档以及保管、利用等方面达到标准化、规范化要求，为逐步实现档案管理现代化奠定基础。按照国家档案局1998年发布的《乡镇档案工作试行办法》，现就我区镇乡、街道档案工作提出如下意见：
一、加强组织领导，狠抓责任落实
镇乡、街道档案工作是镇乡、街道党委、政府工作必不可少的环节，是镇乡建设的一项重要基础性工作。各镇乡、街道要高度重视，切实加强领导，把档案工作列入乡镇、街道工作计划和发展规划，纳入领导议事日程，落实分管领导、责任部门和责任人，配备具有一定文化知识、专业素质的专（兼）职档案人员，建立健全档案收集、整理、立卷、归档、档案保管、利用、岗位责任制等档案工作制度，按照档案保管要求，解决条件适宜的档案库房和设备，为档案工作顺利开展提供组织保障和物资。
二、明确归档范围，确保档案资料齐全完整
凡是本镇、乡、街道在公务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像档案资料均属归档范围。
㈠、文书档案资料的归档范围
从行文方向上，包括上级下发的需要贯彻、执行、落实的政策性、规范性、法规性文件材料，本级形成的各种文件材料，平级部门和各种职能部门的各种政策性、规范性、法规性文件材料及针对性文件材料，下级报送的重要文件材料。从工作性质上包括党务工作，人大工作，群团工作，统战、民族、宗教工作，行政综合工作，机构劳动人事工作，精神文明工作，民政工作，武装政法工作，文教、计划生育、卫生防疫工作，工业、乡企、私企、农业、牧业、水利、贸易、旅游、安全生产工作，基本建设与土地管理工作等工作中形成的具有保存价值的文件材料。
㈡、会计档案的归档范围
包括在会计工作中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料及会计移交清册、会计档案移交清册。会计管理工作中的文件材料属文书档案的归档范围。
㈢、声像和磁性载体档案的归档范围
包括在日常工作中形成的反映本乡镇、街道工作、事件，具有保存价值的照片、录音、录像资料。
㈣、科技档案的归档范围
包括在基本建设、科学研究等项目中各阶段形成的各种文件材料。具体包括立项、设计、施工、竣工、验收、维修等过程中所产生的一切文字、图纸、表册等全套科技资料。
三、严格整理标准，确保案卷质量
文书档案按照《文书档案案卷构成的一般要求》（以下简称旧标准）或《归档文件整理规划》（以下简称新标准）、会计档案按照《会计档案管理办法》、照片档案按照《照片档案管理规范》、录音录像等磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》、科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》等相关标准进行规范化整理，保证案卷质量。同时注意以下事项：
㈠、各镇乡、街道的文书档案，从2004年度起必须采用新标准进行分类、整理、编目，归档章统一使用重庆市标准式样。若2004年度以前的文书资料已按新标准进行整理的，只要符合标准，不再重新整理，如不符合标准要求，必须进行整改。
㈡、归档文件材料要齐全完整，特别注意底稿、附件，各类报表、统计表、名册，会议记录、领导讲话材料，组织关系介绍信、行政介绍信，各类合同、结（离）婚登记，土地征用、村民建房等未编号的文件资料的收集与归档。
㈢、严格区分档案门类，正确划分档案类别，保管期限划分要相对准确，便于档案保管和今后查阅利用。
㈣、归档文件材料的书写要用墨汁、碳素墨水等耐久的字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、纯兰纯红墨水等不耐久字迹材料。
㈤、档案卷皮、卷盒等档案包装材料的规格、式样、质量必须符合国家标准。
四、抓好开发利用，逐步实现现代化管理
各镇乡、街道要建立专门的综合档案室，建立健全各种检索工具和各门类档案的统计台帐，按规定开发档案信息资源、提供利用，做好借阅登记和利用效果登记。按照“八防”要求，做好档案日常管理工作，防止档案资料的流失、损毁、虫蛀、鼠咬、霉变、尘污和泄失密事件发生，确保档案资料的绝对完整与完整。制定档案现代化规划，逐步运用计算机，使用档案专门软件，进行现代化管理。
五、加强检查督促，切实保证档案工作落到实处
为确保档案工作落到实处，各镇乡、街道综合档案室要切实加强对本乡镇、街道各部门文件材料的形成、收集、归档工作进行监督和业务指导。尤其是加强档案的安全管理，档案安全一旦出现问题，我们每一个人员都有不可推卸的责任。区档案局对各镇乡、街道的档案工作进行档案行政执法检查和档案专项检查，对在档案工作中存在违反相关要求和规定的，限期进行整改，如有违法行为，将联合有关职能部门依照《档案法》有关条款，严肃查处。
万州区档案局
二○○五年四月二十七日 |